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英語のメールの返信は、何から書き出すのか。受領・回答・保留・断りの4つに分けて、辞書の語義で言い方を決めた

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更新日 更新なし

Thank you for your email. までは書けた。そこから先の一行が、どうしても出てこない。

英語のメールの返信で手が止まるのは、書き出しの挨拶を知らないからではありません。

自分がいま「何をする返信」を書いているのかが、決まっていないからです。

受け取ったことを知らせるだけの返信と、質問に答える返信と、今は答えられないと伝える返信は、必要な英語がまったく違います。ここを分けずに書き始めると、一行目で止まります。

  • 英語のメールの返信は、結局なにから書き出せばよいのか
  • reply・respond・answer・acknowledge は、どれを使えばよいのか
  • すぐに答えられないとき、英語でどう返しておけば失礼にならないのか

この記事では、英英辞典（Cambridge・Oxford・Longman）と Wiktionary の語義、そして Microsoft と GOV.UK が公開している文章ガイドの記述だけを根拠に、返信を4つの型に分けて整理しました。

全文の返信メールを6通、宛名から署名まで丸ごと置いています。読んで理解する記事ではなく、開いて貼り付けるための記事です。

先に結論を書きます。

  • 英語のメールの返信は4つの型しかありません。①受け取ったと知らせる ②答える ③今は答えられないと伝える ④断る。書き出す前にこの4つのどれかを選べば、一行目は自動的に決まります
  • 「受け取りました」は acknowledge、「確定させます」は confirm です。Cambridge は acknowledge を「受け取ったことを手紙やメールで伝える」、confirm を「取り決めや会合を確実なものにする」と別々に定義しています。この2語は交換できません
  • reply と answer が普通の語で、respond はやや硬い語です。Oxford は respond を rather formal（やや形式的）と注記し、reply の同義語として並べています
  • 返信の最後には「いつ次が来るか」を1行置きます。Cambridge・Oxford・Longman はいずれも respond の用例として「何営業日以内に返信する」という形を載せています。期日を数字で置くのが英語の標準形です
  • Please revert. は書かないほうが安全です。Cambridge は「返信する」の意味の revert に Indian English のラベルを付けています
TOC

英語のメールの返信は、4つの型のどれかに必ず入る

例文を並べる前に、返信という行為そのものを分解します。

返ってきたメールに対してあなたができることは、突き詰めると4つしかありません。受け取ったと知らせる、答える、今は答えられないと伝える、断る。この4つです。

そして、どの型を選んでも最後に1行だけ共通の部品が付きます。「次に何が、いつ起きるか」を書く1行です。

返信の型この返信の仕事中心に置く英語
①受領を知らせる読んだことだけを伝え、相手の不安を消すacknowledge / receipt
②答える聞かれたことに事実で答えるreply to / confirm
③保留する今は答えられないと明言し、期日を置くget back to / look into
④断るできないことを、理由つきで閉じるdecline / unfortunately
共通の1行次に何がいつ起きるかを名指しするI will … by Friday.

①と③を混ぜないことが、いちばん効く

日本語のメールでは、①と③がひとつの文にまとまりがちです。

「ご連絡ありがとうございます。確認のうえ追ってご返信いたします」は、受領通知と保留がひとつの文に入っています。

英語では、これを2文に割ります。受け取った事実と、次にいつ返すかは、別々の情報だからです。割ったほうが相手は読みやすく、こちらも語を選びやすくなります。

返信で最初に決めるのは語彙ではなく型

書き出しが出てこないとき、多くの人は語彙を探しに行きます。

しかし止まっている本当の理由は、その返信が①なのか③なのかを自分が決めていないことです。

型を先に決めてください。型が決まれば、この記事の例文からそのまま1通ぶん持っていけます。

英語の reply・respond・answer は、辞書のラベルで選び分ける

「返信する」にあたる動詞は3つあります。好みで選ぶものではなく、辞書が違いを明記しています。

Oxford Learner’s Dictionaries は reply と respond の項に、同じ「Which Word?」という比較の囲みを置いています。そこにこう書かれています。

Answer and reply are the most common verbs used for speaking or writing as a reaction to a question, letter, etc.

いちばん普通の語は answer と reply である、と辞書が先に宣言しています。硬い語を探しに行く必要はありません。

同じ囲みには、前置詞の扱いも書かれています。

Note that you answer a person, question or letter, not answer to them, but you reply to somebody or something

answer は目的語を直接とり、reply は to を伴う、ということです。

I will answer to your question. は誤りで、I will answer your question. か I will reply to your question. のどちらかになります。日本語話者がいちばん踏みやすい地雷がここです。

respond は「やや形式的」と辞書が注記している

Oxford は respond の語義そのものに、rather formal という注記を付けたうえで、synonym として reply を挙げています。

「Which Word?」の囲みでも、respond についてはこう書かれています。

Respond is less common and more formal

Cambridge も同じ方向です。reply に B1、respond に B2 のレベル表示を付けており、respond のほうが後から学ぶ語として扱われています。

実務上の結論はこうです。1通のメールの中の普通の返答は reply、会社としての公式な対応方針を述べるときは respond。この振り分けで外しません。

Longman も reply の項に、使用域の注意を添えています。reply は書き言葉で特に使われ、日常の話し言葉では answer を使うのが普通だ、という趣旨の注記です。

3語の語義とラベルを1つの表にする

語辞書が付けているラベル・語義返信メールでの置き場所
answerCambridge はA1。「質問・手紙・電話などへの反応」（名詞）。目的語を直接とる相手の質問そのものを指すとき（I will answer your three questions below.）
replyCambridge はB1で「to answer」。Oxford は「somebody/something に対して to を伴う」返信という行為全体（Thank you for your reply.／Sorry for the late reply.）
respondCambridge はB2。Oxford は rather formal と注記し synonym は reply組織としての対応を述べるとき（We will respond within two business days.）
get back toCambridge はC1の句動詞。「情報を渡すために、もう一度その人に連絡する」今は答えられないが後で連絡すると伝えるとき

ちなみに reply の語源は、ラテン語 replicāre「折り返す」です。Wiktionary によれば re-（back）と plicō（fold）に分かれ、replica や replicate と同じ一族にあたります。「折り返す」という日本語のビジネス表現と、偶然ながら発想がそろっています。

英語で「受け取りました」だけを伝えるなら acknowledge と receipt で組む

返信の型①、受領を知らせるだけの返信です。

acknowledge には「認める」という有名な語義がありますが、Cambridge はそれとは別に、もうひとつの語義を立てています。

to tell someone, usually in a letter or email, that you have received something they sent you

「送られてきたものを受け取ったと、たいてい手紙かメールで相手に伝える」。これがメール返信での acknowledge の正体です。中身への同意も、内容の承認も、この語義には入っていません。

Oxford は同じ語義に、はっきり「reply to letter/email」という見出しを付けています。

そこに載っている用例が、そのまま実務で使える形です。

All applications will be acknowledged.

Please acknowledge receipt of this letter.

Longman も acknowledge の語義のひとつを「say you have received something」として独立させ、ビジネス辞書の側では「手紙などを受け取ったと相手に伝えること」と定義しています。

3つの辞書が同じ語義を別々に立てているということは、これが派生的な使い方ではなく、独立した基本の用法だということです。安心して使えます。

receipt は「レシート」ではなく「受け取ること」

acknowledge receipt of … という形の receipt を、買い物の紙片だと思っていると使えません。

Cambridge は receipt に2つの語義を立てています。紙片のほうはA2の可算名詞、もうひとつはB2の不可算名詞で formal のラベルが付きます。

the act or state of receiving money or goods

「受け取るという行為・状態」そのものを指す不可算名詞です。だから a を付けず、acknowledge receipt of … と裸で置きます。

Longman も同じ語義を formal として立て、on receipt of … と in receipt of … という2つの型を挙げています。

Longman のビジネス辞書には、こちらが書きたい語順そのままの例が載っています。

The customer acknowledged receipt of a shipment.

綴りの p を読まないのは、後から差し込まれた文字だからです。Wiktionary によれば receipt はラテン語 recipiō（re-「戻す」＋capiō「取る」）に由来し、語形をラテン語の元の姿に近づけるために、発音しない p が後世に挿入されました。

英語のメール返信①｜受け取ったことだけを知らせる全文例

資料や請求書が届いた直後、中身をまだ読めていない段階で出す1通です。

Subject: Re: Draft contract for the Osaka warehouse

Dear Ms. Bennett,

Thank you for your email. I acknowledge receipt of the draft contract and the two annexes.

I have not reviewed the documents yet. Our legal team will read them this week.

I will get back to you with our comments by Friday, 25 September.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

この4文が、それぞれ別の仕事をしています。

  • 1文目＝受け取ったという事実だけを置く（acknowledge receipt of）
  • 2文目＝まだ読んでいないと明言する（誤解を先に潰す）
  • 3文目＝社内で何が起きるかを書く
  • 4文目＝次の連絡の期日を数字で置く

I have not reviewed the documents yet. の1文が、この返信でいちばん重要です。これを書かないと、acknowledge が「内容に合意した」と読まれる余地が残ります。

差し替えるのは、相手の名前・書類名・日付の3か所だけです。

英語のメール返信②｜質問に答える全文例と、confirm を使う場所

返信の型②です。ここでいちばん誤用されるのが confirm です。

Cambridge は confirm に2つの語義を立てています。B1のほうがこれです。

to make an arrangement or meeting certain, often by phone or writing

「取り決めや会合を確実なものにする」。つまり confirm は、まだ揺れている予定を確定させる語です。読んだことを報告する語ではありません。

Oxford も同じ趣旨で、予約の確定を例に挙げています。

Please write to confirm your reservation

Longman は confirm a booking / reservation / appointment というコロケーションを見出しにして、同じ用法を独立させています。

もうひとつ、Cambridge のB2の語義も押さえておきます。「以前は完全には確かでなかった考えや意見が正しいと証明する」という語義です。

まとめると、confirm できるのは「予定」と「事実の真偽」の2つだけです。受け取ったという自分の行動には使いません。そこは acknowledge の担当です。

質問が複数あるときは、番号を振って返す

Subject: Re: Three questions about the Standard plan

Dear Ms. Bennett,

Thank you for your questions. I will answer them in the same order below.

1. Single sign-on. Yes, the Standard plan supports it. We have used it with Microsoft Entra ID since March.

2. Number of seats. We need 52 seats from 1 October, not 50. I can confirm that figure now.

3. Trial account. We would like one, and we can start the trial on 22 September.

Could you confirm the start date once the trial account is ready?

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

番号を振るのは、装飾ではなく事故防止です。

3つ聞かれて2つしか答えていない返信は、必ずもう1往復を生みます。相手の質問と同じ順番・同じ数だけ番号を振れば、答え漏れが目で分かります。

この例文では confirm を2回、別々の働きで使っています。I can confirm that figure now. は「その数字を確定させる」。Could you confirm the start date …? は「開始日を確定させてほしい」。どちらも予定や数値を確定させる用法で、Cambridge のB1の語義そのままです。

Microsoft の Writing Style Guide にある「Top 10 tips」は、書き方の原則をこう置いています。

Lead with what’s most important. Front-load keywords for scanning. Make customer choices and next steps obvious.

「次の一手を明らかにする」。番号つきの回答と、最後の Could you confirm …? の1行は、この指示をそのまま形にしたものです。

英語のメール返信③｜今は答えられないと伝える全文例（get back to）

返信の型③です。実務でいちばん出番が多いのに、いちばん書けない型でもあります。

Cambridge は get back to someone をC1の句動詞として立て、こう定義しています。

to talk to someone again, usually on the phone, in order to give them some information or because you were not able to speak to them before

「情報を渡すために、もう一度その人に連絡する」。ここに「情報を渡すために」と目的が書き込まれているのが重要です。get back to you は、ただ再連絡する約束ではなく、答えを持って戻る約束です。

Cambridge が載せている用例は、そのまま返信に貼れます。

I’ll get back to you later with those figures.

I’ll look into it and get back to you.

Wiktionary も get back to を「依頼に応じてその人のところへ戻ること、連絡を返すこと」として立項し、同義語に follow up・respond・revert を挙げています。

hold off は「待っていてください」ではない

保留を伝えるとき、hold off を「お待ちください」の意味で使うと、指示の中身が変わります。

Cambridge は hold off をC2として「何かをすぐにはしない」と定義し、Longman は「何かをするのを遅らせる」としています。Longman の用例が分かりやすい形です。

Hold off making your decision until Monday.

つまり Please hold off … は「その作業に着手しないでください」という中止の指示です。「こちらの回答をお待ちください」の意味にはなりません。待ってほしいときは、期日つきの get back to で書きます。

Subject: Re: Pricing for 52 seats from 1 October

Dear Ms. Bennett,

Thank you for your email. I do not have an answer for you yet.

The seat count has to be signed off by our finance team, and the person in charge is away until Monday, 22 September.

I will look into it and get back to you with a firm number by Wednesday, 24 September.

If you need a provisional figure before then, please tell me and I will send our current estimate.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

I do not have an answer for you yet. を2文目に置くのが、この型の核心です。答えが無いことを先に言い切ると、以降の3文がすべて「いつ答えが来るか」の説明になり、読み手は最後まで読まなくても結論を掴めます。

最後の1文は保険です。相手が急いでいる場合の逃げ道を先に渡しておくと、催促のメールが1通減ります。

英語のメール返信④｜断りを含む返信の全文例（decline）

返信の型④です。断りの語は、辞書のラベルで選ぶと迷いません。

Cambridge は decline のB2の語義に formal のラベルを付けたうえで、語義そのものは to refuse と1語で置いています。

載っている用例が、断りの温度を教えてくれます。

I invited him to the meeting but he declined.

They declined to tell me how they had obtained my address.

decline は refuse と同じ内容を、formal の側から言う語です。つまり断りの強さは同じで、場の格だけが違います。ビジネスの返信では decline を選べば足ります。

Cambridge の用例には respectfully declined to answer という形も出てきます。副詞1語で温度を下げられる、という実例です。

unfortunately と appreciate で前後をはさむ

Cambridge は unfortunately をA2とし、「何かが残念である、期待外れである、悪い影響があると言うために使う」と定義しています。

謝罪の語ではありません。事実を残念な出来事として提示する副詞です。だから断りの文頭に置いても、責任を認めたことにはなりません。

一方 appreciate は、Cambridge が「I/we appreciate …」という形を独立の見出しにして、「人に礼を言うとき、または感謝を示すときに使う」と定義しています。断りの直前に置く語として最適です。

Subject: Re: Invitation to speak at the logistics forum on 14 November

Dear Ms. Bennett,

Thank you for the invitation. We appreciate that you thought of us for the forum.

Unfortunately, I have to decline. Our Osaka warehouse goes live on 10 November, and I will be on site for the whole of that week.

I would be glad to take part next year if the forum runs again.

If it is useful, my colleague Kenji Sato works on the same topic and is free that week. I can introduce you by email today.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

断りの返信は4文で組めます。

  • 1文目＝声をかけてもらったことへの謝意（We appreciate …）
  • 2文目＝断りと、断る理由の事実（Unfortunately, I have to decline. ＋事実1つ）
  • 3文目＝将来の余地を1行だけ残す
  • 4文目＝代案を出す（出せないなら省いてよい）

理由は1つだけ書きます。2つ以上並べると言い訳に読まれ、ゼロだと冷たく読まれます。1つが最も安全です。

英語のメール返信⑤｜遅れてしまった返信の全文例（apologies for the delay）

返信が遅れたときの1通です。ここも語義で決められます。

Cambridge は apologize をB1とし、「相手に問題や不快を与えたことについて、すまなく思っていると伝える」と定義しています。

そして前置詞の形として apologize for を挙げ、次の用例を載せています。

Trains may be subject to delay – we apologize for any inconvenience caused.

遅れそのものではなく、遅れが引き起こした不便に対して謝る形です。英語の謝罪は「起きたこと」ではなく「相手が被ったもの」を目的語に取ります。

delay のほうは、Cambridge がA2で「もともと計画・予想されていたより後の時点に何かを起こすこと」と定義しています。

自動詞の語義も別に立っていて、そちらは「すばやく、あるいはすぐに行動しないこと」です。

the delay と書くだけで「本来もっと早いはずだった」という前提が入ります。だから Apologies for the delay. の6語で、遅れの認定と謝罪が同時に済みます。長く書く必要はありません。

sorry を重く使いすぎない

Microsoft の Writing Style Guide には sorry の項があります。これは製品のエラーメッセージについての指針で、メール文面の規則ではありませんが、語の重さの目安になります。

Use sorry (and similar wording) only in error messages that notify the customer about a serious problem or one that they might find very frustrating

データが失われた、サポートに連絡しなければならない、といった水準のときにだけ sorry を使え、という指針です。3日返信が遅れただけなら Apologies for the delay. で足ります。I am so sorry. は温度が高すぎます。

Subject: Re: Draft contract for the Osaka warehouse

Dear Ms. Bennett,

Apologies for the delay in replying.

Our legal team has now finished reading the draft contract. We have two comments, both on Annex B.

First, clause 4.2 sets the notice period at 30 days. We need 60 days, because our warehouse contracts run on a 60-day cycle.

Second, the delivery window in clause 6.1 is stated in local time. Could we state it in UTC instead?

Everything else is acceptable to us. If you agree with these two points, we can sign this week.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

謝罪は1行で閉じて、2文目から本題に入ります。遅れた理由を書かないのが要点です。理由を書くほど、読み手は「で、答えは」と待たされます。

英語の返信に「次の一手」を1行置くと、催促されなくなる

4つの型すべてに共通する、最後の1行の話です。

興味深いことに、3つの辞書はそろって respond の用例に「何日以内に返信する」という形を載せています。

We aim to respond to all enquiries within five working days.（Cambridge）

We try to respond to complaints within 48 hours.（Oxford）

We are committed to responding to all customer complaints within 10 days.（Longman Business）

3社の辞書編集者が、それぞれ独立に「期間を数字で区切る」用例を選んだということです。これは英語圏のビジネス文書における標準形だと考えてよい強さの証拠です。

Microsoft の Scannable content のページにも、同じ方向の短い指示があります。

Be brief, be bold, be clear

期日をぼかした1行は、この3つすべてに反します。

いまの状況返信の最後に置く1行この形を選ぶ根拠
日付まで決められるI will get back to you by Friday, 25 September.Cambridge の get back to＝情報を持って再連絡する
日数でしか言えないI will respond within three working days.Cambridge・Oxford・Longman が共通で載せる用例の形
相手の返答を待つCould you confirm the date by Wednesday?Cambridge の confirm＝予定を確定させる
何も動きが無いと分かっているI will write again on 1 October, even if there is no news.沈黙の期間に期限を付けて催促を防ぐ
相手に選ばせたいIf you would prefer a call, I am free on Tuesday afternoon.Microsoft「Make customer choices and next steps obvious」

even if there is no news という条件節が、実務では非常に役に立ちます。進捗が無い日でも書くと宣言しておくと、相手は待てるからです。

短い受領通知だけを返すときの全文例

Subject: Re: Invoice 2026-0914 attached

Dear Ms. Bennett,

Thank you for your email. I acknowledge receipt of invoice 2026-0914.

The invoice has gone to our accounts team today. Payment is scheduled for 30 September.

I will write again on 1 October to confirm that the transfer has been made, even if there is no news before then.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

3文しかありませんが、受領・処理状況・次の一手がすべて入っています。ここまで書いておけば、相手から催促が来ることはまずありません。

英語のメールの返信でやりがちな4つの事故

ここまでの語義から導かれる、避けたほうがよい書き方を4つ挙げます。

事故①　Please revert. と書く

「ご返信ください」のつもりで Please revert. と書く例を、英語のメールでときどき見かけます。

Cambridge は revert に「返信する」という語義を立てていますが、そこには Indian English というラベルが付いています。用例も Please revert by email. です。

存在しない用法ではありません。ただしラベルが地域を限定している以上、相手がインド英語圏でないなら、revert の一般語義である「元の状態に戻る」のほうに読まれる危険があります。Please reply. で置き換えるのが安全です。

事故②　Please note that … を連発する

GOV.UK のスタイルガイドには、please の項目が立っています。

There’s usually no need to say ‘please’ or ‘please note’.

Microsoft の Writing Style Guide も please の項で、相手に不便を強いる場合か、こちら側に非がある場合を除いて please は避ける、という方針を出しています。

Please note that the deadline is 30 September. は、The deadline is 30 September. で足ります。note は情報を運んでいないので、削っても文は1文字も痩せません。

事故③　can’t・don’t で書く

GOV.UK のスタイルガイドには contractions（短縮形）の項もあります。

Avoid negative contractions like can’t and don’t. Many users find them harder to read, or misread them as the opposite of what they say. Use cannot, instead of can’t.

否定の短縮形は逆の意味に読み違えられる、という理由が明記されています。断りの返信では特に重要です。We can’t accept … ではなく We cannot accept … と書きます。

事故④　answer to your question と書く

冒頭で触れた前置詞の問題です。Oxford の「Which Word?」は、この誤りを名指しで例示しています。

answer は目的語を直接とり、reply は to を伴う。名詞のほうは in answer to と in reply to の両方が使えます。

Oxford はさらに「ドアと電話だけは answer しかとれない」とも書いています。answer the door と answer the phone は、reply では言い換えられません。

英語のメールの返信 早見表｜場面から1文を選ぶ

ここまでの語義を、返信で最初に置く1文の形にまとめます。

場面返信の1文目根拠にした語義
書類を受け取った（未読）I acknowledge receipt of the draft contract.Cambridge acknowledge＝受け取ったと手紙やメールで伝える
受け取って内容も確認したThank you for the draft contract. I have read it.acknowledge は受領のみ。読んだことは別の文で言う
予定を確定させたいI can confirm the meeting on 24 September at 10:00 JST.Cambridge confirm B1＝取り決めを確実にする
質問に順番に答えるI will answer your three questions in the same order below.Oxford＝answer は目的語を直接とる
今は答えが無いI do not have an answer for you yet.先に結論。Microsoft「Lead with what’s most important」
調べてから連絡するI will look into it and get back to you by Thursday.Cambridge get back to＝情報を持って再連絡する
断るUnfortunately, I have to decline.Cambridge decline＝formal な refuse／unfortunately＝残念さの提示
返信が遅れたApologies for the delay in replying.Cambridge delay＝予定より後になること
相手に返信をうながすCould you reply by Friday, 25 September?Oxford＝reply は to／期日は数字で置く

上から順に読む必要はありません。自分の状況に当たる行だけを抜いて、名前と日付を差し替えれば1通になります。

まとめ｜英語のメールの返信は、辞書の語義で機械的に決まる

この記事で確かめたことを、もう一度、短い形で並べます。

  • 返信は4つの型しかありません。受領・回答・保留・断り。書き出す前に1つ選べば、一行目は自動的に決まります
  • acknowledge は受領、confirm は確定です。Cambridge・Oxford・Longman がそれぞれ別の語義として立てており、交換できません
  • answer は目的語を直接、reply は to を伴います。Oxford が比較の囲みで明示しています。answer to your question は誤りです
  • respond はやや硬い語です。Oxford が rather formal と注記しています。1通のやりとりでは reply で足ります
  • get back to は「答えを持って戻る」約束です。Cambridge の語義に「情報を渡すために」と書き込まれています。期日とセットで使います
  • hold off は「着手を遅らせる」です。「待っていてください」の意味にはなりません
  • 最後の1行に期日を数字で置きます。3社の辞書がそろって「何日以内に返信する」型の用例を載せています

英語のメールの返信で本当に必要なのは、語彙の量ではありません。いま自分が4つのうちどれを書いているかを決めることと、最後に期日を1行置くこと。この2つだけです。

この記事の6通は、そのまま社内のテンプレートとして置いておけます。

英語のメールの返信を調べた出典一覧（すべて 2026-09-17 に本文を確認）

例文に出てくる会社名・人名・日付・請求書番号は、すべて説明のために置いた架空のものです。実在の企業や個人とは関係がありません。

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