英語のビジネスメールの例文は、どれをそのまま使えばよいのか。場面別の全文8通を、辞書の語義つきで並べ直した

送信先は決まっている。用件も頭の中にある。それでも、最初の一行が英語で出てこない。

英語のビジネスメールで手が止まるのは、たいてい語彙の不足ではありません。

「一通まるごとの形」を見たことがないからです。

単語やフレーズは知っていても、それを宛名から署名までどう並べるのかが分からないと、書き出しで固まります。

• 英語のビジネスメールは、結局どういう順番で並べるのが正解なのか
• 問い合わせ・見積・日程調整のように、場面ごとの全文例文はどこにあるのか
• 例文を借りたとき、どこを自分の状況に差し替えればよいのか

この記事では、英英辞典（Cambridge）が各語に付けている語義と、Microsoft が公開している文章ガイドの記述だけを根拠に、そのままコピーして使える全文の例文を8通ぶん並べました。

読んで理解する記事ではなく、開いて貼り付けるための記事です。

先に結論を書きます。

• 英語のビジネスメールは5つの部品でできています。宛名・用件1行・本文・次の一手・結び。この5つが揃っていれば、語彙が平凡でも通用します
• 1通につき用件は1つです。件名は Cambridge の定義で「そのメールが何についてのものかを伝える1行」。用件が2つあると、件名がどちらかを捨てることになります
• 語の選択は好みではなく、辞書の語義で決まります。確定価格がほしいなら quotation、概算でよければ estimate。日を決め直すなら reschedule、いったん延ばすだけなら postpone
• 例文で差し替えるのは、原則5か所だけです。相手の名前・固有名詞・日付・数量・期限。それ以外を書き換えると、たいてい文が壊れます

英語のビジネスメールは、5つの部品でできている

例文を並べる前に、骨組みだけ先に置きます。

英語のビジネスメールは、宛名・用件1行・本文・次の一手・結びの5部品でできています。

この5つには、それぞれ別の仕事があります。

部品	この部品の仕事	英語での形
①宛名	誰に宛てた文書かを決める	Dear Ms. Bennett,
②用件1行	何のメールかを、読み始めて2秒で伝える	I am writing to ask about …
③本文	相手が判断するのに要る事実だけを置く	2〜4文
④次の一手	相手が次に何をすればよいかを名指しする	Could you confirm by Friday?
⑤結び	文書を閉じる合図を出す	Kind regards,

①宛名と⑤結びは「文書の入口と出口」

宛名にあたる salutation を、Cambridge Dictionary は次のように定義しています。

a greeting in words or actions, or the words used at the beginning of a letter or speech

「手紙やスピーチの冒頭で使う語」と書かれているだけで、丁寧さの度合いは定義に入っていません。

同じことが結びにも当てはまります。

Cambridge は sincerely の項で、yours sincerely を「特定の個人に宛てた formal な手紙を終えるのに使う」と説明しています。

つまり宛名も結びも「入口と出口の合図」であって、メールの中身を運ぶ部品ではありません。

どの結びを選ぶかは別の論点なので、この記事では Kind regards に固定して8通を並べます。

②用件1行が、英語メールでいちばん効く部品

Cambridge Dictionary は subject line を、メール上部の欄、および「そのメールが何についてのものかを伝える1行のテキスト」と定義しています。

Microsoft の Writing Style Guide にも、同じ方向の指示があります。Get to the point fast という見出しの下に置かれた3行です。

Lead with what’s most important. Front-load keywords for scanning. Make customer choices and next steps obvious.

「最重要のものを先に出す」「次の一手を明らかにする」の2つが、そのまま用件1行と次の一手の設計図になっています。

同ガイドの Scannable content のページには、さらに短い指示もあります。Be brief, be bold, be clear という見出しの下の3行です。

Use short, simple words. Get to the point. Then stop.

Then stop. ここまでが本文の仕様です。

以下の8通は、すべてこの5部品の順に並んでいます。慣れてきたら、部品の名前を思い出さなくても書けるようになります。

英語のビジネスメール例文①②｜初回の問い合わせと見積の依頼

取引が始まる前の2通です。

例文①　初回の問い合わせ

Subject: Inquiry about Onboard Suite for a team of 50

Dear Ms. Bennett,

I am writing to ask about Onboard Suite for a team of 50 people.

We are a logistics company based in Osaka, and we are reviewing three tools before the end of this quarter. Our requirement is single sign-on with Microsoft Entra ID.

Could you tell me whether your Standard plan covers that, and whether a trial account is available?

If it is easier to talk it through, I am free on Tuesday and Thursday afternoon, Japan time.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

この文で inquiry を選んだ理由を書きます。

Cambridge Dictionary は inquiry を「質問すること、あるいは質問そのもの」と定義し、見出し語の下に inquiry about という形を立てています。

辞書が inquiry about の形を掲げているので、件名は Inquiry about ＋ 聞きたい対象、という並びにできます。

英国式の綴りは enquiry で、Cambridge の enquiry の項は inquiry へ送っています。どちらを使っても意味は動きません。

• 差し替える箇所＝相手の名前（Ms. Bennett）／製品名（Onboard Suite）／人数（50）／自社の所在地と業種／要件1行（single sign-on 以下）／空いている曜日

例文②　見積の依頼

Subject: Quotation request: 300 units of SKU-4412, delivery by 30 November

Dear Mr. Alvarez,

Could you send us a quotation for 300 units of SKU-4412?

We need delivery to our Kobe warehouse by 30 November, and the quotation should include shipping and customs handling.

If the quantity changes the unit price, please also show the figure for 500 units so that we can compare the two.

I would appreciate your reply by 24 October, because our purchase order goes to approval that week.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

ここで quotation と estimate を取り違えると、返ってくる書面が変わります。

Cambridge Dictionary は quotation の PRICE の語義を「ある人や会社が、ある仕事をするのに請求すると言う価格」と定義しています。

一方 estimate は動詞で「何かのコスト・大きさ・価値などを推測する、または計算する」です。

確定した価格を出してほしいなら quotation、幅のある見込みでよければ estimate。辞書の語義がそのまま使い分けの線になります。

なお Cambridge は quote を quotation の informal な形として同じ語義に並べています。社内の気安いやりとりなら quote でも通じます。

• 差し替える箇所＝品番（SKU-4412）／数量（300・500）／納品先（Kobe warehouse）／納期（30 November）／回答期限（24 October）

英語のビジネスメール例文③④｜日程調整と資料の送付

取引が動き出してから、いちばん本数が増える2通です。

例文③　日程調整

Subject: Moving our 5 November review to the week of 10 November

Dear Ms. Bennett,

Could we move our review meeting from 5 November to the week of 10 November?

Our finance team has asked for the figures a week later than planned, so meeting on the 5th would leave us with nothing to review.

I am available on 11 November and 12 November, 09:00-12:00 Japan time. Please tell me which slot suits you, or send two or three times that work on your side.

Everything else about the agenda stays the same.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

日程をずらす動詞は2つあり、含んでいる中身が違います。

Cambridge Dictionary は reschedule を「何かが起こる新しい、より後の日付について合意する」と定義しています。

postpone のほうは「ある催しを遅らせ、より後の日付や時刻に起こるように計画する、または決める」です。

reschedule は新しい日を決めるところまで含む語、postpone は先送りする側に重心がある語。候補日を出せるなら reschedule を使うほうが正確です。

相手の都合を聞くときの語も、辞書の定義で選べます。

Cambridge は availability の語義の2つ目を「電話で話せる、働けるなど、人が空いているという事実」と定義しています。

convenient は「あなたの目的と必要に合っていて、いちばん手間がかからない」です。

空いているかを聞くなら availability、都合がよいかを聞くなら convenient。この例文では自分の枠を先に出しているので、相手には「どちらが合うか」だけを聞いています。

• 差し替える箇所＝元の日付（5 November）／移す先の週／ずらす理由の1文／候補の2枠と時刻／タイムゾーンの表記

例文④　資料の送付

Subject: Attached: revised implementation plan (v3, 16 September)

Dear Mr. Alvarez,

I have attached the revised implementation plan, version 3.

Two things changed since version 2. The go-live date moved to 12 January, and the data migration is now handled by your team, not ours. Both changes are highlighted in yellow.

Could you confirm by Friday that the split of the migration work is correct? If it is not, I will redraft that section before the steering meeting.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

資料を送る回は、添付したことよりも「どこが変わったか」のほうが情報です。

Cambridge Dictionary は attach を「あるものを別のものに留める、固定する」と定義し、コンピュータ分野の語義として、電子メールと一緒に文書などを送ることを挙げています。

attach 自体は「くっつけた」としか言っていないので、変更点を並べる文を必ず足します。ここを省くと、相手は差分を探すために全ページを開くことになります。

• 差し替える箇所＝資料名とバージョン／変わった2点／目印の色（yellow）／確認の期限（Friday）／直す先の会議名

英語のビジネスメール例文⑤⑥｜遅れの連絡と質問への回答

書きにくい回と、書き方で差が出る回です。

例文⑤　遅れの連絡

Subject: Q3 report now Thursday 18 September, not Tuesday 16

Dear Ms. Bennett,

The Q3 report will reach you on Thursday 18 September, two days later than I promised.

One of our regional offices sent its figures in a different format, and rebuilding the table takes two working days.

I apologize for the change to your schedule. If you need the finished sections now, I can send you the three that are complete today and the rest on Thursday.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

この例文は、新しい期日を1行目に置いています。

理由は Microsoft のガイドの Lead with what’s most important です。遅れた事実そのものより、いつ届くのかのほうが、相手の段取りを左右します。

Cambridge Dictionary は delay を「もともと計画されていた、あるいは予想されていたより後の時刻に何かが起こるようにする」と定義しています。

apologize は「相手にとって問題や不快を引き起こしたことについて、すまないと伝える」です。

apologize の語義には「相手に何が起きたか」が組み込まれています。だから謝る前に、相手の側で何が狂ったのか（ここでは your schedule）を名指しする1文が要ります。

Cambridge は apologize for と apologize to の形も並べています。for のあとに事柄、to のあとに人が来ます。

• 差し替える箇所＝新しい期日／もとの期日／遅れた理由の1文／いま渡せる分の中身（the three that are complete）

例文⑥　質問への回答

Subject: Re: single sign-on and audit logs - answers to your three questions

Dear Ms. Bennett,

Here are the answers to the three questions in your email of 12 September.

1. Single sign-on: yes, our Standard plan supports Microsoft Entra ID. Setup takes about half a day.
2. Audit logs: logs are kept for 13 months and can be exported as a CSV file.
3. Data location: your data stays in the Tokyo region, and we can put that in the contract.

Question 2 has one condition I should flag: the export is available to administrators only.

Tell me if any of these needs more detail and I will send the relevant page from our documentation.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

回答のメールは、番号を相手のメールに合わせるだけで読みやすさが変わります。

Microsoft のガイドは Front-load keywords for scanning、つまり拾い読みのためにキーワードを前へ出せと書いています。

各行の頭に Single sign-on、Audit logs、Data location という語を置いたのはそのためです。相手は自分が知りたい行だけを目で拾えます。

条件が付く項目は、番号の中に埋めず、下に1行立てています。

箇条書きの中に例外を混ぜると、読み飛ばされて後から揉めるからです。

• 差し替える箇所＝相手のメールの日付（12 September）／質問の数（three）／各行の頭の語／条件が付く項目の番号

英語のビジネスメール例文⑦⑧｜社内の人の紹介と退任の引き継ぎ

人が入れ替わるときの2通です。書く回数は少ないのに、間違えると尾を引きます。

例文⑦　社内の人を引き合わせる

Subject: Introducing Kenji Sato, who takes over the Osaka rollout

Dear Ms. Bennett,

I would like to introduce Kenji Sato, who is copied on this email.

Kenji runs our Osaka rollout from 1 October. He has done the same migration at two other sites, so he knows the steps well.

Kenji, Ms. Bennett is the project lead at Northwind and has been our contact since the pilot.

From here, please write to Kenji directly. I will stay on the thread until the end of October in case anything needs handing back.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

introduce には複数の語義があり、人に使う語義には条件が付いています。

Cambridge Dictionary は GIVE SB’S NAME の語義を「ある人に、別の人の名前を、二人が初めて会うときに伝える」と定義しています。

辞書の定義に「初めて会うとき」が入っている以上、introduce は初対面の回に使う語です。すでに面識がある相手に使うと、前に会ったことを忘れていると読まれかねません。

面識がある相手に担当交代を伝えるだけなら、introduce を外し、誰がいつから担当するかだけを書けば足ります。

この例文で、途中から Kenji に呼びかける段落を挟んでいるのも意図があります。

1通で両方に情報を渡しておくと、あとで同じ説明を2回することがなくなります。

• 差し替える箇所＝紹介する人の名前／担当開始日（1 October）／その人の実績1文／相手の肩書と会社名／自分が抜ける時期

例文⑧　退任と引き継ぎの連絡

Subject: Handover: Mina Kubo takes over this account from 1 November

Dear Mr. Alvarez,

I am leaving Marubishi Logistics on 31 October, and Mina Kubo will look after your account from 1 November.

Mina has been on this project since the pilot. She already has the contract file, the open issue list, and the notes from our last three meetings.

Until 31 October I am still the right person for anything urgent. After that date, please write to Mina at mina.kubo@example.com.

Thank you for the last four years. Working on this account has been a pleasure.

Kind regards,
Taro Yamada
Operations, Marubishi Logistics

件名に置いた handover を、Cambridge Dictionary は「何かに対する支配権や責任を、別の誰かに与えること」と定義しています。

辞書が「責任が移ること」と言っているので、handover と書いた以上、誰にいつ移るのかを同じ文に書く必要があります。

本文で resign を使わなかったのにも理由があります。

Cambridge は resign を「辞めると雇い主に伝えることによって、仕事や地位を手放す」と定義しています。

定義に「雇い主に伝える」が含まれている語なので、社外の取引先への通知としては I am leaving ＋ 会社名 のほうが事実に近くなります。

後任を指す名詞が要るときは successor が使えます。Cambridge は「別の人や物の後に来る人や物」と定義しています。

• 差し替える箇所＝退任日（31 October）／後任の名前と着任日／後任がすでに持っている資料3点／後任の連絡先／付き合いの長さ（four years）

英語のビジネスメール8通を、件名の形で一覧にする

8通の件名だけを並べると、型が見えます。

場面	件名の形	鍵になる語
①初回の問い合わせ	Inquiry about ＋ 対象 ＋ 条件	inquiry（英国式は enquiry）
②見積の依頼	Quotation request: ＋ 数量 ＋ 納期	quotation（概算は estimate）
③日程調整	Moving ＋ 元の日 ＋ to ＋ 移す先	reschedule（先送りは postpone）
④資料の送付	Attached: ＋ 資料名 ＋ 版	attach
⑤遅れの連絡	新しい期日 ＋ not ＋ もとの期日	delay／apologize
⑥質問への回答	Re: ＋ 論点 ＋ answers to your …	Re:
⑦紹介	Introducing ＋ 名前 ＋ 役割	introduce
⑧退任・引き継ぎ	Handover: ＋ 後任 ＋ 着任日	handover（successor）

8通とも、件名に「動きを表す語」と「日付か数量」が入っています。この2つが入っていれば、受信箱の一覧で用件が読み取れます。

差し替える箇所も、場面が変わっても顔ぶれは似ています。

• 相手の名前＝Ms. Bennett／Mr. Alvarez の位置
• 固有名詞＝製品名・品番・会社名・拠点名
• 日付＝期日・候補日・着任日
• 数量＝人数・個数・版番号・年数
• 期限＝相手に返事をもらいたい日

逆に言えば、この5種類以外の語を書き換え始めたときは、例文を借りるより一から書いたほうが速い場面です。

英語のビジネスメールでよくある外し方3つ

例文を借りたのに伝わらない回は、だいたい次の3つのどれかです。

外し方1｜1通に用件を2つ以上入れる

これがいちばん多い外し方です。

Cambridge Dictionary の subject line の定義は、そのメールが何についてのものかを伝える1行、という単数形になっています。

用件が2つあると、件名はどちらか一方しか名乗れません。名乗れなかったほうの用件は、そのまま読み飛ばされます。

Microsoft のガイドも Get to the point. Then stop. と書いています。

用件が2つあるなら、メールを2通に割ります。

2通に割ると、相手も返信を2通に割れます。片方だけ即答できるとき、相手は待たずに返せます。

外し方2｜件名と本文がずれる

2番目に多いのが、返信を重ねるうちに件名だけ昔のまま残る型です。

件名が Quotation request なのに、本文は納品先の変更の話になっている、といった状態です。

Cambridge の定義に照らすと、この件名はもう「そのメールが何についてのものか」を伝えていません。

話題が変わったら件名を書き換える。これだけで、あとから検索したときに目当てのメールが出てきます。

書き換えるときは、上の一覧表の「動きを表す語＋日付か数量」の形に戻します。

外し方3｜結びだけ丁寧で、本文が命令形

3番目は、日本語から英語に直すときに起きます。

結びに Kind regards を置いて安心し、本文が Send me the file by Friday. のような命令形のまま残る型です。

Microsoft の Writing Style Guide は、動詞の法を表にして、imperative（命令法）の用途を次のように割り当てています。

Instructions, procedures, direct commands, requests, and headings for columns that list customer actions.

命令形は手順書や操作指示のための形だ、と読めます。

依頼のメールは手順書ではありません。Could you …? や I would appreciate … の形にすると、結びの丁寧さと本文の強さが揃います。

please を足せば解決する、という話でもありません。

同ガイドの please の項には、相手に手間のかかることを頼む場合や、こちら側に非がある場合を除いて please を避けよ、と書かれています。

裏を返せば、相手に手間をかける依頼なら please は妥当です。この記事の例文で please が出てくるのは、相手に作業を頼んでいる箇所だけです。

英語のビジネスメール例文を使うときの3つの手順

最後に、この記事の使い方を3行にします。

1. 場面から例文を選ぶ。迷ったら、件名の一覧表から「動きを表す語」で探します
2. 差し替える箇所だけを書き換える。名前・固有名詞・日付・数量・期限の5種類だけです
3. 送る前に、用件が1つか確かめる。2つあったら2通に割ります

英語のビジネスメールは、うまい言い回しを覚える競技ではありません。相手が次に何をすればよいかが、読んで10秒で分かれば合格です。

その10秒を作るのが、5つの部品と、用件1つという決まりです。

英語のビジネスメール例文の出典一覧

この記事で引いた語義と記述は、すべて次のページの本文を2026年9月16日に確認したものです。

• Cambridge Dictionary「salutation」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/salutation（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「subject line」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/subject-line（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「sincerely」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/sincerely（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「inquiry」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/inquiry（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「enquiry」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/enquiry（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「quotation」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/quotation（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「quote」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/quote（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「estimate」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/estimate（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「reschedule」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/reschedule（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「postpone」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/postpone（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「availability」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/availability（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「convenient」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/convenient（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「attach」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/attach（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「delay」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/delay（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「apologize」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/apologize（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「introduce」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/introduce（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「handover」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/handover（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「resign」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/resign（2026-09-16に本文を確認）
• Cambridge Dictionary「successor」https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/successor（2026-09-16に本文を確認）
• Microsoft Writing Style Guide「Top 10 tips for Microsoft style and voice」https://learn.microsoft.com/en-us/style-guide/top-10-tips-style-voice（2026-09-16に本文を確認）
• Microsoft Writing Style Guide「Scannable content」https://learn.microsoft.com/en-us/style-guide/scannable-content/index（2026-09-16に本文を確認）
• Microsoft Writing Style Guide「Verbs」https://learn.microsoft.com/en-us/style-guide/grammar/verbs（2026-09-16に本文を確認）
• Microsoft Writing Style Guide「please」https://learn.microsoft.com/en-us/style-guide/a-z-word-list-term-collections/p/please（2026-09-16に本文を確認）

例文に出てくる会社名と人名は、すべて説明のために置いた架空のものです。実在の企業や個人とは関係がありません。